Så blir du en bättre mejlare

Av APSIS

2007-08-23

Full inbox efter semestern? Då är det hård gallring och systematisk arkivering som gäller. Börja med de nyaste mejlen, för en hel del kan ha löst sig på de veckor som du varit borta. Arkivera mejlen i olika mappar och ta itu med det bråskande direkt.


Skriv tydliga rubriker som sammanfattar mejlet - då vet mottagaren direkt vad mejlet handlar om och kan avgöra hur fort hon måste svara.

Skriv strukturerat och gör en kort innehållsförteckning till längre mejl. Använd dig av rubriker och styckesindelningar. Då blir det enklare och roligare att läsa, mejlet tas dessutom på större allvar.

Korta meddelanden skrivs med fördel i ämnesraden så behöver mottagaren inte öppna mejlet för att ta del av innehållet. Snabbt och effektivt.

Skicka bara en kopia på mejlet till personer som verkligen är i behov av det. Alltför ofta cc:as personer som egentligen inte behöver få mejlet. Ha som regel att bara CC:a när det är ett måste.

Tänk efter två gånger innan du mejlar -visst är snabbhet och direkthet grejen med e-post men slarviga och ogenomtänkta mejl är aldrig uppskattat. De tas inte på samma allvar som genomarbetade mejl. Var noga när du skriver mejl och tänk igenom alla frågor och svar. Så blir det färre mejlturer fram och tillbaka -arbetet blir effektivare.

Skriv en kort signatur med en personlig hälsning, använd dig av en förinställd mejlsignatur. Detta bör ingå i mejlsignaturen: kontaktuppgifter som telefonnummer, företagets namn/logga, företagets webbplats, din titel och en kort text om företaget och dess verksamhet. Har företaget ett nyhetsbrev erbjud då också prenumeration av det.

När du får mejl från en medarbetare på Apsis står det följande om företaget:
Apsis erbjuder kvalificerade lösningar för e-postmarknadsföring,
marknadsföring genom sökmotorer och internetbaserade enkäter.

Använd mejl för all kommunikation. Skicka fakturor, avtal, inbjudningar, kampanjer och en massa annat så vänjer sig kunderna och övriga intressenter vid att kommunicera via mejl. Det kan spara många arbetstimmar varje vecka och dessutom sparas miljön, det är onödigt att skicka post när man kan mejla!

Skaffa en mejltimma. Många upplever att dagarna går till att mejla om allt och inget, undvik genom att ha en mejltimme, när du ägnar dig åt att besvara mejl. Stäng av din "you got mail service" och arbeta igenom ett mejl i taget, så är går det snabbare att bli klar.

Använd funktioner i e-postklienten för att påminna dig om att följa upp mejl som inte kan slutföras för tillfället.

Bygg upp ett smart mappsystem för att hålla koll på mejlen.Du vet aldrig när du måste hitta just det där mejlet.

Offentliga mejl. När du mejlar till regeringen, domstolarna samt till de statliga och kommunala förvaltningsmyndigheter är alla mejl offentliga handlingar.

Var försiktig med 'skämtmejl'. Visst kan ett och annat mejl av lättare karaktär liva upp vardagen. Men "skämtmejl" bör man vara restriktiv med. Tre åtgärder för att slippa dem : Sluta skicka 'skämtmejl', skicka dem inte vidare och när dem dimper ner skicka tillbaka till avsändaren, såvida du inte är förtjust i 'skämtmejlen'. Kom ihåg att mejlen är ett arbetsredskap.

Lycka till med mejlandet å tänk hur gjorde du innan mejlen?