Hantera dina evenemang med hjälp av e-post och sms

Av APSIS

2011-08-24

Att jobba med evenemang är en komplex värld. Det krävs en stor dos planering, mycket scoutande för att hitta rätt platser och personer, och givetvis även en fungerande marknadsföring. Sen så är det ju inte fel att kunna utvärdera hela evenemanget också, för att se vad som kan göras bättre nästa gång.


I denna artikel får du svaren på hur du kan använda e-post, sms och e-postlistor för att skapa en effektiv och automatiserad eventhantering, från inbjudan, fram till evenemanget och till utvärderingen.

Inbjudan via e-post - eller bara anmäla in på en e-postlista

Bara för att du använder ett e-postverktyg i samband med dina evenemang behöver det inte betyda att du enbart behöver bjuda in till evenemanget via e-post. Du kan även sprida ditt registreringsformulär i sociala medier och på webbsidor. Kom dock ihåg att vara tydlig med vad du använder personuppgifterna till och om den som anmäler sig kommer att få mejl från dig.

eventsocialmedia.png

Det viktiga i inbjudningsskedet är att du samordnar allting och utgår från ditt e-postverktyg. Vem har inte varit med om att anmälningarna lever sitt eget lilla liv? Några anmälningar kommer via anmälningsformulär, några via e-post, andra från säljare, telefon, fax, besök. Listan brukar vara lång.

Men du kan bli kvitt mycket av den administrativa stressen genom att sätta upp en standard för anmälningar. Berätta för dina säljare att de ska anmäla gäster via formuläret som är kopplat till en e-postlista. Om du i all marknadsföring och inbjudan refererar till ett formulär som är kopplat till samma e-postlista, då får du ett ordnat flöde och får således lättare att skapa en överblick.

eventplan.png

Den första länken i kedjan - Bekräftelsen

För att visa hur professionell du är finns det inget som slår en bokningsbekräftelse. Det enklaste är att koppla på ett bekräftelsemejl som går ut till alla som läggs till på e-postlistan. Här är några saker du kan inkludera i ditt bekräftelsemejl:

- Bokningsuppgifter
Kan göras genom dynamiska parametrar som exempelvis: Hej ##firstname##, välkommen som besökare på ##evenemang## ##tidochdatum##. Här är dina uppgifter som vi fått av dig:

##Adress##
##Foretag##
##Allergier##
##Telefonnummer##

- Karta till eventet
Att ha många gäster registrerade spelar ingen roll om de inte hittar till platsen för evenemanget. Visa på din servicemedvetenhet och infoga plats och kanske vägbeskrivning, till och med en karta? I Apsis Newsletter Pro kan du lätt generera en automatisk kartlänk till platsen för evenemanget.

Kalenderevent.png

- Kontaktuppgifter till arrangörer
Det finns inget mer retande än om det saknas kontaktuppgifter till de ansvariga. Ha för vana att i alla dina evenemangsutskick inkludera e-post, telefonnummer och namn på de som är ansvariga.

Delningslänkar för sociala medier
Någon har precis berättat att de gillar det du gör - annars hade de inte anmält sig till evenemanget. Och om någon gillar något, så är chansen större att de ska berätta för sina vänner. Hjälp dem på traven genom att uppmuntra dem till att dela med sig via mejl och sociala medier. Du vet väl att bekräftelsemejl har väldigt hög öppningsfrekvens? Välkomstkedjor är något som vi berättar mer om du klickar här.

- Filmklipp från tidigare tillställningar
Film är alltid populärt. Många föredrar att ta åt sig information via film istället för att läsa. Film ger även en tydligare bild av ditt evenemang och kan hjälpa till att höja förväntningar.
David Meerman Scott Apsis Email Marketing Evolved 2011 Youtube Video

- Mer information, artiklar, tips på boende med mera.
Det är den lilla extra tiden du lägger på service är oftast det som adderas upp till att skapa ett riktigt professionellt evenemang. Saker som länkar till där folk kan läsa mer om föreläsare, lokalen och dess omgivningar samt tips på boende är alltid uppskattat.

Under tidens gång - administrera listor

Att använda sig av en lista som det administrativa navet i ditt event har vi tidigare pratat om. Genom att allt är kopplat till listan, så vet du hela tiden hur många som anmält sig och hur många som står på väntelistan. Dessutom så slår alla ändringar igenom på hela evenemanget när ändringar görs på listan.

listhanterinevent.png

Listan är även ett värdefullt verktyg under själva evenemanget. Använder du Apsis Newsletter Pro behöver du inte stå med utskrivna Excel-ark och leta deltagare vid incheckningen. Istället kan du checka in dem och/eller göra ändringar direkt via datorn. Har du tillgång till iPads kan du även använda dessa på ett smidigt sätt för att checka in besökare. Så fort en gäst checkats in markeras detta i listan. På så sätt blir det även lätt för dig välja vilka du ska skicka utvärderingen till efteråt - eller varför inte skicka ett incheckningsmejl med ett välkomnande och programinfo?

rapportevent.jpg

En del av ett lyckat evenemang

Även om e-posten inte kan ta åt sig hela äran för ett lyckat evenemang, så kan den ändå ha en stor del i det. När det kommer till inbjudan, utvärdering och administrering av deltagare - så är det få saker som slår ett professionellt e-postverktyg.

Hur gör du nästa gång du ska administrera ett evenemang?