8 råd kring e-post och intern kommunikation

Av APSIS

2011-11-22

- släpp lös kreativiteten och bygg lagkänsla

Vanligtvis pratar vi om hur du kan använda nyhetsbrev och andra former av e-postutskick för att effektivisera och stärka din marknadsföring. Men visst borde väl detsamma gälla för din interna kommunikation?

Visst, vi vet att du redan använder e-post för intern kommunikation. Det som vi kommer att prata om i denna artikel handlar om hur du kan använda dig av kollektiva utskick för att effektivisera, stärka och förnya din interna kommunikation. Det spelar ingen roll om ni är 10 anställda eller 10 000 - det finns alltid rum för nyhetsbrev och andra former av kollektiva och/eller personifierade utskick.

Få en kostnadsfri handbok om nyhetsbrev

1. Ha ett syfte, låt inte e-post bli slaskkanalen med dåligt rykte

Den enes skräp är inte den andres guld. I alla fall inte i samband med intern information. Gör inte misstaget att stjälpa över halvintressanta artiklar och policydokument till din interna e-postkommunikation, "bara för att".

Som i all annan kommunikation - såväl intern som extern - behöver du ett klart syfte. Hur ska du använda e-posten för intern kommunikation? Ska du kanske göra en elektronisk version av interntidningen? Ska du öka informationsutbytet mellan avdelningar? Eller ska du stärka vi-känslan? Eller kanske allt det nämnda och lite till?

2. Börja med att fråga

En god idé om du inte riktigt vet var du ska börja, är att göra en intern undersökning. Då får du ett gratis tillfälle för att göra förannonseringar och skapa nyfikenhet. Samtidigt får du reda på om det finns ett intresse internt, samt vad människor vill läsa om, göra och diskutera.

Behöver vi nämna vikten av att även den interna kommunikationen, likt den externa, måste vara förankrad i företagets själ och grafiska profil?

3. Skillnaden mellan kunder och anställda

Bara för att det är anställda och inte kunder som du ska kommunicera med, betyder det inte att kraven sänks. Du måste lägga minst lika mycket tid på copy och utformning. Det handlar givetvis inte lika mycket om sälj, men förtroendebyggandet och entusiasmen måste alltid finnas med.

En klar fördel - som inte alltid är möjlig i samband med kundkommunikation - är användandet av "vi". Det är en avvägning som du och din organisation själv måste göra. Men det bjuds på stora möjligheter till att bygga lojalitet och lagkänsla, om du kan använda dig av både direkt tilltal och av vi-syftningar.

Jaha, bygga lojalitet och lagkänsla genom texten . Men vad ska texten handla om? Och vad ska den vara en del av? Du kan givetvis jobba med internkommunikation genom enbart artiklar, men varför stoppa där när det finns så många möjligheter? Nästa stycke handlar om kreativitet och att skapa stabila koncept för digital internkommunikation.

4. Var kreativ - tänk organiskt och dynamiskt

Självklart kan du nöja dig med att skicka ut ett identiskt nyhetsbrev till alla anställda en gång i kvartalet. Kanske är det rätt metod för just din organisation? Kanske har du knutit ett innovativt och fungerande koncept till det hela? Det finns många rätt, men tyvärr även en hel del fel som du kan göra. Här kommer vi dock enbart att prata om möjligheter.

5. Skapa en helt automatiserad välkomstceremoni för dina nyanställda

Vi vet alla hur det är att vara nyanställd. Många nya intryck och funderingar. Kanske får du en introduktion, kanske inte. Oavsett, så står de flesta av oss där med en massa frågor. Hade det då inte varit föredömligt att ge den nyanställde en digital utgångspunkt och välkomnande? En service som i produktionstid kan ta en stund, men som betalar tillbaks i tryggare och mindre frågvisa nyanställda.

Exempelvis får alla nyanställda en mejladress, som efter en förutbestämd tidpunkt får ett incheckningsmejl skickat till sig från arbetsgivaren. Mejlet innehåller ett kort välkomnande och en uppmaning till att "checka in" i företagets digitala internkommunikation. Incheckningen kan du likna vid prenumerationssteget vid extern kommunikation. Antingen kräver du bara ett klick på en länk av den nyanställde, eller så ber du denne att fylla i demografiska data.

När det första steget nu är avklarat, så är möjligheterna oändliga. Kanske är nästa steg ett interaktivt välkomstmejl som fungerar likt en F.A.Q eller lathund till organisationen. Beroende på den nyanställdes aktivitet i välkomsmejlet kan du välja att sätta upp automatiska utskick om den anställde exempelvis inte läst något alls, eller kanske visat extra intresse för ett ämne. Glöm inte att du även kan koppla på utvärderingar som skickas ut efter en viss anställningstid.

Men det finns givetvis mycket, mycket mer som kan göras. Dynamiska mejl som innehåller alla lösenord som den nyanställde behöver. Kopia på anställningskontrakt. Information om arbetstider, after work-aktiviteter, kontaktpersoner med mera.

6. Låt personalen göra sin röst hörd

En värdefull aspekt med e-post är att den öppnar upp och förenklar för stora samarbeten, samtidigt är den även direkt - både i skickandets stund och gällande feedback (statistik). Vill du skapa delaktighet och minska avstånd? Då kan surveys vara en lösning i din interna kommunikation.

Undersök vad anställda har åsikter om i samband med organisationen. Bjud in dem till att deltaga i utformandet av framtiden. Detta kan du göra genom olika undersökningar. Kom även ihåg att du kan vara transparent med resultaten av undersökningarna. Genom att redovisa de anställdas åsikter inför varandra så förstärker du den demokratiska komponenten i din organisation. För att få mer sanningsenliga svar kan de svarandes deltagande i undersökningen vara anonymt. Du måste givetvis vara tydlig med vad som gäller.

Förutom att de anställdas röst ges ett tydligare värde, så finns även möjligheten att med denna metod minska avstånd och skapa identifikation mellan olika avdelningar/kontor/länder.

7. Bjud in flera till att deltaga i skapandet av nyhetsbrevet

Har du mycket att göra? Ser du potentialen i att använda e-post mer i den interna kommunikationen, men känner att tiden inte kommer att räcka till? Börja då crowdsourca/socialisera/bjuda in.

Det finns alltid anställda som tycker om att tycka, skriva, skapa - trots att det inte tillhör deras huvudsakliga arbetsuppgifter. Hitta dessa människor och bjud in dem till samarbete. Att ha delar av personalstyrkan som skribenter och administratörer lättar arbetsbördan och skapar delaktighet. Andra lösningar kan vara att bjuda in partners och leverantörer till att göra sig hörda. Och kanske frilansare?

8. Låt din digitala kommunikation förgrena sig ut i "den analoga världen"

Surveys kan vara en del i att engagera och skapa samhörighet. Men det finns så mycket mer. Du kan se e-posten som startskottet för andra interna kommunikativa aktiviteter. Allt behöver inte göras digitalt, men initieringen och uppföljningen kan med fördel vara förlagd till mejl.

Exempel: Sitt på huvudkontoret och gör en eventinbjudan till produktutvecklingsmöten för alla utländska kontor. Se hur många anställda som checkat in för respektive kontor. Be deltagarna eller projektledarna utvärdera produktmötena med hjälp av några snabba enkätfrågor. Resultatet är dig tillhanda några sekunder efter knapptryckningarna. Totalt digitalt ledarskap - tidsbesparande och tydligt.

Mycket vill ha mer

Var det många saker på en gång? Väckte vi nya tankar och frågor? Det viktiga är att du kommer ihåg att allt inte behöver, kan eller bör göras på en gång. Vilka åtgärder som är lämpliga beror på organisationsform, storlek, bransch och geografi med mera.

Vad vi däremot hoppas, är att vi gett dig inspiration och visat på användbara möjligheter för e-post i intern kommunikation.

Och kom ihåg: Varumärkesbyggande och marknadsföring behöver inte bara vara extern. Den kan vara intern också.

Är du på jakt efter ett verktyg för att skicka nyhetsbrev?

Läs mer om Apsis Pro - vårt verktyg för nyhetsbrev och e-postmarknadsföring >>