Planera event som ett proffs

Av Noemi Gobel

2016-05-03

Set Up Events Like This Snazzy Waiter

 

Har du någon gång varit på ett event där allting fungerat perfekt? Du fick inbjudan i god tid, det var lätt att hitta dit, ingen talare drog över tiden, nätverkandet gick smidigare än vanligt och maten smakade bra. 

Om du skulle fråga arrangörerna hur de gått tillväga skulle de förmodligen berätta om all den tid och kraft som investerats på förberedelser av eventet. Men om du har tur skulle arrangören också avslöja den allra viktigaste ingrediensen, den som alla framgångsrika arrangörer använder: ett digitalt eventverktyg.

Oavsett vilken typ av event du planerar finns det alltid en lång att-göra-lista.

Tiden där event planeras i ett plottrigt Excel-ark är på väg att försvinna. Även om du ska organisera ett mindre event som ett seminarium eller en större konferens blir din att-göra-lista snabbt oändligt lång. Deltagare ska registreras, inbjudan med programupplägg ska skickas ut, mat ska beställas och sista-minuten-ändringar ska meddelas. Allt detta ska hinnas med innan eventet har börjat, då arbetet med att välkomna och vägleda deltagarna tar vid.

Idag kräver evenemang, stora som små, minutiös planering för att allt ska klaffa. Information ska spridas i många kanaler och deltagarna förväntar sig en smidig upplevelse från anmälan till utvärdering. Därför behövs ett integrerat verktyg där all kommunikation kan utgå från.

Vad är ett eventverktyg?

Ett eventverktyg är ett digitalt verktyg som automatiserar allt från inbjudningar och registreringar till schemaändringar i ett gemensamt gränssnitt. Detta sparar tid och energi för arrangören som därmed kan fokusera på att skapa den optimala upplevelsen för deltagarna.

You Need This To Organise Events Too

 

Vår eventlösning, APSIS Pro Event, är ett tillägg till APSIS Pro. Med APSIS Pro Event kan du skapa, redigera och schemalägga alla e-postinbjudningar i ett gränssnitt. Förutom full tillgång till dina kontaktlistor från APSIS Pro, har verktyget en rad smarta funktioner så som SMS-inbjudan och möjlighet att lägga till nya gästlistor efter det att första inbjudan skickats ut. 

Utgå från dina behov

Inget event är det andra likt. Som arrangör gäller det att hitta en arbetsmodell som grundar sig i dina behov. Innan du börjar arbeta med ett eventverktyg bör du som arrangör ha en tydlig målsättning. Är syftet att spara resurser? Öka antalet deltagare? Eller att skapa personliga inbjudningar med automatiserade eventflöden? När du väl har skapat din målsättning kommer eventverktyget sköta resten. 

Vill du arrangera events som ett proffs? Varför inte boka en demo av senaste uppdatering av APSIS Pro Event