Konsten att göra en tilltalande inbjudan

Av APSIS

2010-06-02

Gör du undersökningar på Internet? Din inbjudan till undersökningen är ett moment som du ska lägga lite extra krut på. Den kan helt enkelt vara skillnaden mellan väldigt många eller väldigt få svar. Se din inbjudan som en aptitretare. Se till att dina mottagare blir hungriga och köper både förrätt, huvudrätt och efterrätt.


Genom att utforma din inbjudan på ett smart och tilltalande sätt kan du få dina respondenter att vilja vara med och svara på din undersökning. Deras medverkan är betydelsefull för att du ska få en så bred bild som möjligt av det du undersöker. Detta ska du tänka på när du utformar din inbjudan:

Håll din inbjudan kort

Din inbjudan ska vara kort och enkel. Skriv personligt, lättläst och inspirerande. Ett tips när anonymitet inte är viktigt är att inleda med Hej och sedan "fläta in" respondentens namn (Hej ##respondentens_namn##). I den löpande texten ska du sedan tilltala dina respondenter med du, inte ni. Det ger en personlig och vänskaplig känsla. Du tilltalar en person, tänk på det.

Ge din inbjudan en lockande rubrik

Din rubrik ska berätta direkt vad undersökningen handlar om. Detta är särskilt viktigt när du gör undersökningar via internet. Undvik ord som kan uppfattas som spam. Låt gärna ditt företagsnamn vara med i rubriken, speciellt vid internetundersökningar.

Berätta varför du gör undersökningen

Det är viktigt för dina respondenter att veta varför du gör undersökningen, samt vad den kommer att leda till. Om detta budskap inte är tydligt nog kommer många att låta bli att svara. Dina respondenter måste känna att deras insats kommer att leda till något som påverkar dem. Mottagarens första fråga är ofta: Hur kommer denna undersökning skapa värde för mig i framtiden?

Poängtera att undersökningen är kort

I allmänhet är vi vana att undersökningar är långa och tidsödande. Därför hamnar de i papperskorgen på rutin. Poängtera att din undersökning inte är lång. Berätta tidigt för dina respondenter att det är en kort undersökning som tar maximalt fem minuter att fylla i. Var alltid ärlig med tid och längd.

Ge något tillbaka till dem som svarat

Dina respondenter har lika ont om tid som du. Ge dem något tillbaka för att de använder sin tid till att hjälpa dig. Berätta redan i din inbjudan hur de tjänar på att medverka i undersökningen. De som svarar kan få en gåva, rabatt vid nästa köp eller liknande. Säkerställ att du skiljer processen kring erbjudandet från enkätsvaren så att man kan vara anonym i undersökningen även om man väljer att ta del av erbjudandet. Läs mer om anonymitet i kapitel 10.

Sätt ett slutdatum för undersökningen

Ge respondenterna ett slutdatum. Det skapar en tydlig inramning, samt uppfattning om undersökningens omfattning.

Informera hur resultatet kommer att presenteras

De allra flesta som ska delta i en undersökning vill veta hur och när resultatet kommer att presenteras. Om möjligt, ange ett exakt datum för detta. Ge gärna möjlighet att ta del av resultatet på olika sätt, såsom brev, e-post eller en webbplats.

Bifoga kontaktuppgifter

Se till att ha med kontaktuppgifter! Det är en uppmaning från ESOMAR (driver reglering inom undersökningsområdet) och det kommer innebära att din undersökning uppfattas som mer seriös. Bifoga uppgifter till den kontaktperson som står bakom undersökningen. Ge utrymme att kontakta denna person för eventuella frågor eller funderingar. Undvik att bara skriva under med avdelning och företagsnamn.

Sekretess och anonymitet

Berätta var och hur svaren kommer att användas. Erbjud respondenterna att delta i undersökningen anonymt. De som inte vill vara anonyma måste känna sig trygga i sitt val. Låt även kunderna veta hur deras personuppgifter lagras. Det är av stort värde att berätta för kunderna om din integritets- och anonymitetspolicy.

Nej tack till kommande undersökningar

Tvinga inte respondenterna att ta emot framtida undersökningar. Ge dem istället en möjlighet att tacka nej till sådana. Ett tips är att låta kunderna göra detta via ett formulär på din webbplats eller via en länk i din e-postinbjudan.

Till slut, glöm inte de grundläggande framgångsfaktorerna för en bra öppningsfrekvens för ett e-postmeddelande:

  • skicka ditt brev vid rätt tidpunkt
  • ha en lockande ärenderad
  • ditt rykte som avsändare av meddelandet.


Säkerställ också att din inbjudan fungerar i de allra vanligaste e-postklienterna såsom Gmail, Hotmail, Outlook 2003 och 2007, Lotus Notes med flera. En inbjudan som inte är läsbar i de vanligaste klienterna riskerar att påverka din svarsfrekvens negativt.

Sammanfattning

  • Gör en attraktiv och lockande inbjudan
  • Berätta om syftet, med undersökningen och informera hur lång tid den tar i anspråk
  • Uppge kontaktinformation
  • Inkludera anonymitetsinformation
  • Testa din inbjudan i olika e-postklienter innan skarpt utskick